DMS für Behörden

Ja, wir sind in keiner Weise an DMS-Anbieter gebunden, sodass wir eine wirklich unabhängige DMS-Auswahl treffen können.

Ja, die Dienstleistungen von DMS Führer sind völlig kostenlos und unverbindlich.

Unsere Dienstleistungen sind in den Niederlanden, Belgien, Luxemburg, Frankreich, Deutschland, der Schweiz, Österreich, dem Vereinigten Königreich, Irland, Italien und Spanien verfügbar.

Sobald Sie das Auswahltool ausgefüllt haben, wird sich einer unserer Software-Experten mit Ihren Antworten befassen. Er erfasst Ihre Wünsche und Anforderungen und prüft, welche DMS-Anbieter Erfahrung mit Ihrer Branche, Ihren Arbeitsabläufen und Ihrer Unternehmensgröße haben. Sollten Unklarheiten bestehen, wird sich der Experte kurz mit Ihnen in Verbindung setzen, um alles zu klären.

Ein guter Verkäufer ist nie ganz objektiv – wir hingegen schon. Wir sorgen dafür, dass Sie ein ehrliches und vollständiges Bild vom DMS-Markt erhalten.

Wir gleichen sie ausschließlich mit DMS-Anbietern ab, von denen wir wissen, dass sie das Projekt bewältigen können. Dadurch kommen sie nur mit DMS-Anbietern in Kontakt, die Erfahrung mit Ihrer Branche, Ihrer Unternehmensgröße und Ihren Tätigkeiten haben. Wir stellen außerdem sicher, dass diese Anbieter innerhalb der gewünschten Frist liefern können.

Ihre Kontaktdaten verwenden wir ausschließlich für die DMS-Auswahl. Wir gehen sorgfältig damit um und speichern sie nicht länger als nötig. Möchten Sie mehr darüber erfahren, wie wir mit Ihren Daten umgehen? Dann lesen Sie bitte unsere Datenschutzerklärung.

Verträge, E-Mails, Berichte, Anhänge: Viele Unternehmen haben täglich mit einem stetigen Strom an Dokumenten zu tun. Wenn es immer schwieriger wird, diesen Dokumentenfluss manuell zu bewältigen, kann DMS-Software Abhilfe schaffen. Ein DMS-System bringt Ordnung ins Chaos: Dokumente werden automatisch in einer zentralen Umgebung zusammengeführt, sodass jeder jederzeit Zugriff auf aktuelle und relevante Informationen hat.

Auf jeden Fall. Ganz gleich, ob Sie ein Start-up, Ein-Personen-Unternehmen oder ein multinationaler Konzern sind: Jedes Unternehmen kann von DMS-Software profitieren. Ein weit verbreitetes Missverständnis ist, dass DMS nur für große Organisationen gedacht ist oder dass es immer teuer ist. Das stimmt nicht: Heutzutage gibt es zahlreiche Lösungen, die sowohl hinsichtlich der Funktionalität als auch des Preises speziell auf kleine Unternehmen zugeschnitten sind. Einige Anbieter haben sich sogar darauf spezialisiert.

Wir helfen nicht nur bei der Auswahl eines DMS-Systems. Sie können sich auch an uns wenden, wenn Sie auf der Suche nach einem der folgenden Systeme sind: Business Intelligence (BI), BPM, CRM, ERP, HRM, SCM, TMS oder WMS.

Anbieter entwickeln in großem Umfang KI-Funktionen für ihre DMS-Systeme, wobei sich die konkreten Inhalte dieser Funktionen in der Praxis stark unterscheiden. Es gibt noch keine eindeutige Antwort darauf, was „KI in einem DMS“ bedeutet; der eine Anbieter nutzt sie ganz anders als der andere.

Es zeichnen sich jedoch einige Richtungen ab. Denken Sie beispielsweise an die automatische Erkennung und Klassifizierung von Dokumenten, das Auslesen von Daten aus Rechnungen und Verträgen oder Suchfunktionen, die anhand des Inhalts statt anhand des genauen Dateinamens arbeiten. Das Ziel ist meistens dasselbe: weniger manuelle Sortier- und Sucharbeit und mehr Zeit für die eigentliche Arbeit.

Da die Möglichkeiten je nach System stark variieren, ist es ratsam, bei der Auswahl kritisch zu prüfen, was eine KI-Funktion in der Praxis tatsächlich leistet und ob es sich tatsächlich um KI oder um „normale“ Automatisierung handelt.

Ja, unsere Dienstleistung ist vollständig kostenlos und unverbindlich. Sie zahlen niemals etwas und gehen keinerlei Verpflichtung ein.

Wir sind in den Niederlanden, Belgien, Luxemburg, Frankreich, Deutschland, der Schweiz, Österreich, dem Vereinigten Königreich, Irland, Italien und Spanien tätig. Sind Sie auf der Suche nach einem internationalen Partner? Auch dabei können wir Ihnen helfen.

Innerhalb von 1 bis 2 Werktagen nach dem Ausfüllen des Formulars erhalten Sie einen klaren Überblick darüber, welche DMS-Anbieter zu Ihrem Unternehmen passen.

Nein, wir liefern selbst keine Software und sind ausschließlich am Auswahlprozess beteiligt. Sie entscheiden selbst, mit welchen Anbietern Sie gegebenenfalls weiterarbeiten möchten und mit welchen nicht.

Wir gehen sorgfältig mit Ihren Daten um und geben nur die Informationen weiter, die für die Herstellung der Übereinstimmung erforderlich sind. Wir geben Kontaktdaten niemals ohne Ihre Zustimmung an Dritte weiter.

Füllen Sie dennoch unser Formular aus. Gemeinsam prüfen wir, ob dies tatsächlich die beste Wahl für Ihre Situation ist. Oft gibt es andere DMS-Systeme, die Ihren Wünschen und Anforderungen noch besser entsprechen.

Selbstverständlich. Unsere Datenbank umfasst Hunderte von Anbietern, die sich neben DMS auch auf andere Unternehmenssoftware spezialisiert haben.

Unser Service richtet sich an Unternehmen, die ernsthaft auf der Suche nach neuer Unternehmenssoftware sind. Unsere Anbieterdatenbank ist äußerst vielfältig: von Anbietern, die sich speziell an KMU richten, bis hin zu großen Akteuren, die Software für multinationale Konzerne liefern.

Dann ist ein Gespräch mit einem unserer Software-Experten der richtige erste Schritt. Wir helfen Ihnen dabei, Ihre Wünsche und Anforderungen zu klären, damit Sie gut beurteilen können, ob ein neues System sinnvoll ist.

Nichts. Unser Service ist für Sie als Auftraggeber völlig kostenlos. Unabhängig davon, ob Sie sich letztendlich entscheiden, mit einem Softwareanbieter zusammenzuarbeiten oder nicht: Sie zahlen uns in keiner Phase jemals etwas.

Ja, wir stehen in keinerlei Verbindung zu den Softwareanbietern, mit denen wir Sie zusammenbringen.

Nachdem Sie das Auswahltool ausgefüllt haben, werten unsere Software-Experten Ihre Antworten aus und erstellen ein detailliertes Profil: Ihre Branche, Unternehmensgröße, derzeitige Software, Wünsche und Anforderungen. Auf dieser Grundlage wählen wir ausschließlich Anbieter aus, die über Erfahrung in Ihrer Branche und mit ähnlichen Projekten verfügen. Da wir dies bereits seit 2007 tun, haben wir ein breites Netzwerk an Anbietern aufgebaut, die alle ihre eigenen Spezialgebiete haben.

Innerhalb von 1 bis 2 Werktagen nach dem Ausfüllen des Formulars werden Sie von den ersten interessierten DMS-Anbietern hören.

Nein, ganz und gar nicht. Sie können jederzeit aussteigen, auch wenn Sie bereits mit Anbietern in Kontakt stehen. Sie schließen keinen Vertrag mit uns ab, es gibt keine Verpflichtungen und keine versteckten Bedingungen.

Auf jeden Fall. Ob Sie nun ein Start-up, ein Einzelunternehmen, ein KMU oder ein multinationales Unternehmen sind: Unser Service eignet sich für Unternehmen jeder Größe.

Wir sind in den Niederlanden, Belgien, Luxemburg, Frankreich, Deutschland, der Schweiz, Österreich, dem Vereinigten Königreich, Irland, Italien und Spanien tätig. Sind Sie auf der Suche nach einem internationalen Partner? Auch dabei können wir Ihnen behilflich sein.

Neben DMS-Software unterstützen wir Sie gerne auch bei der Auswahl von Business Intelligence (BI), BPM, CRM, ERP, HRM, SCM, TMS und WMS.

Der Preis eines DMS hängt von der Anzahl der Nutzer, den gewünschten Modulen und der Art und Weise, wie Sie das System implementieren. Die meisten Anbieter arbeiten mit einem monatlichen Abonnement pro Benutzer, wobei einige nach Speichervolumen oder mit einem Festpreis-Paket abrechnen. Neben den Lizenzkosten fallen einmalige Kosten für die Implementierung, die Migration Ihres bestehenden Archivs und Schulungen an. Auch die Anzahl der Akten und der benötigte Speicherplatz spielen eine Rolle.

Da die Kosten je nach Anbieter stark variieren und vom Umfang Ihrer Organisation, der Anzahl der Module und der erforderlichen Anbindungen abhängen, nennen wir hier bewusst keinen festen Betrag. Über unser kostenloses Auswahltool erhalten Sie eine Preisindikation, die auf Ihre spezifische Situation zugeschnitten ist.

Die Durchlaufzeit hängt von der Größe Ihrer Organisation, der Anzahl der Anbindungen und der Komplexität Ihrer Dokumentenprozesse ab. Eine Implementierung mit Standardeinstellungen ist innerhalb weniger Wochen realisiert. Ein Projekt mit Anbindungen an Ihr Fallbearbeitungssystem und Fachanwendungen sowie einer umfassenden Migration bestehender Archive nimmt einige Monate in Anspruch.

Die größte Zeitersparnis liegt in der Vorbereitung. Erfassen Sie im Vorfeld Ihre Falltypen, Aufbewahrungsfristen und Zugriffsrechte. Je genauer diese Grundlage ist, desto schneller und reibungsloser verläuft die Implementierung.

Ihre Organisation benötigt ein DMS, sobald Dokumente über Netzlaufwerke, E-Mail-Postfächer und einzelne Ordner verstreut sind. Auch wenn Sie Schwierigkeiten haben, die endgültige Version zu finden, Aufbewahrungsfristen manuell nachverfolgen oder nicht sofort nachweisen können, dass eine Akte vollständig ist, ist dies ein deutliches Signal.

Das Wachstum beschleunigt diesen Bedarf. Je mehr Vorgänge und Akten Sie verwalten, desto unverzichtbarer wird ein zentrales System. Ein DMS sorgt für Struktur, Übersicht und Nachvollziehbarkeit, sobald einzelne Ordner nicht mehr ausreichen.

Ein DMS erfasst für jede Akte, welche Dokumente vorhanden sind, wer sie eingesehen oder bearbeitet hat und wie lange sie aufbewahrt werden müssen. Das System überwacht die Aufbewahrungsfristen und signalisiert, wann ein Dokument übergeben oder vernichtet werden muss, sodass Sie nachweislich gemäß dem Bundesarchivgesetz arbeiten.

Bei einem Antrag auf Offenlegung zeigen Sie mit einer vollständigen und nachvollziehbaren Akte sofort, welche Unterlagen vorhanden sind und wo sie sich befinden. Der Prüfpfad zeigt genau, wie eine Akte aufgebaut ist, was die Bearbeitung von Anfragen schneller und nachvollziehbarer macht.